Max Ohlenschlager, expert in timemanagement én ervaren online trainer, ondersteunde MEEK2 tijdens de coronacrisis met een speciale train-de-trainer sessie over het online geven van trainingen. Die samenwerking beviel goed én legde de basis voor een blijvende band: sindsdien verzorgt Max met plezier timemanagementtrainingen voor MEEK2, speciaal voor professionals in het sociaal domein.
Van to-dolijst naar voldoening
Wie Max vraagt wat timemanagement is, krijgt, naast het standaardverhaal over efficiënter en effectiever werken, ook iets anders te horen. “Het gaat mij niet om méér afvinken. Het gaat om meer voldoening halen uit je werkdag. Dat betekent dat je keuzes maakt: wat ga je écht doen waarmee jij het verschil maakt?” Daarom bouwde Max de ‘Hoppa-methode’ rondom vijf kernbegrippen: hoofd leeg, overzicht, prioriteiten, planning en aandacht. “Sociaal werkers in mijn trainingen zeggen vaak: ‘Ik heb zoveel aan mijn hoofd, ik loop achter de feiten aan en ik schuif taken steeds door’. De Hoppa-methode helpt om tot de kern te komen: wat is nu écht belangrijk en hoe hou je de regie?”
Jezelf toestemming geven
Volgens Max is zijn methode toepasbaar in elke sector, maar juist in het sociaal domein is de worsteling herkenbaar. “Professionals hebben een enorm hart voor inwoners. Ze lopen vaak harder dan afgesproken, doen structureel méér dan de bedoeling is. Dat lijkt mooi, maar uiteindelijk leidt het tot overbelasting. Alles stapelt zich op. Het helpt dan om kaders te stellen, prioriteiten te kiezen en jezelf ook eens toestemming te geven om niet alles te doen.”
Van post-its tot tijdsblokken
Een tool waar je in de training bij Max mee aan de slag gaat is onder andere de filtervraag: Moet ik dit nu doen? Door de zin steeds opnieuw uit te spreken waarbij je elk woord een keer benadrukt, krijg je scherpte. “Niet alles is op dit moment voor jou. Soms denk je dat de sleutel ligt in vaker ‘nee’ zeggen. Belangrijker is het besef dat niet alles urgent is. Dus wat ik wel doe: de verzoeken die ik krijg parkeren zodat ik ze kan behandelen op een moment dat het mij wél past. Dat geeft rust.”
Energiemanagement
“We denken dat we altijd beschikbaar moeten zijn en reageren heel snel op appjes en mails. Zo kom je nooit in een goede focus. Wil je een klus klaren? Blokkeer dit in je agenda als focustijd. Zet je telefoon en mail uit en communiceer naar collega’s wanneer je weer beschikbaar bent. Komt iemand tussendoor toch iets vragen? Leg uit dat je bezig bent en zeg wanneer je wel tijd hebt voor de vraag. Dat is veel collegialer en effectiever.” Een andere kern in Max’ methode is energiemanagement. “Veel mensen beginnen hun dag met e-mails en vergaderingen en zijn daarna al leeg. Draai het eens om: doe je belangrijke klussen in de uren dat je fris bent, en bewaar routinezaken voor later. Iedereen kent zijn eigen piekmomenten. Daar moet je slim gebruik van maken.”
Persoonlijk leiderschap en reflectie
Voor Max raakt timemanagement aan overtuigingen, gewoontes en persoonlijke grenzen. “Veel sociaal werkers hebben de neiging te pleasen, altijd ‘ja’ te zeggen. Maar wie nooit afbakent, raakt langzaam de regie kwijt. Ik geloof dat ieder mens met plezier en voldoening kan werken, mits je persoonlijk leiderschap neemt.” Reflectie is daarbij cruciaal. “Ik leer deelnemers om elke dag 5 tot 10 minuten bewust af te sluiten, en wekelijks of maandelijks een stapje groter te reflecteren: wat gaat goed, wat slurpt energie, wat vermijd ik? Alleen zo groeit je effectiviteit én je werkplezier.”
Meer bereiken
Max vat zijn filosofie kernachtig samen: “Het gaat er niet om méér te doen, maar juist om minder. Drie dingen per dag die er echt toe doen, brengen meer voldoening dan tien halve taken. Professionals in het sociaal domein werken vaak keihard, maar vergeten soms dat je met focus en overzicht meer bereikt, voor jezelf én voor inwoners.”
In november verzorgt Max zijn eendaagse training bij MEEK2. Deelnemers krijgen niet alleen praktische timemanagementtools, maar vooral een manier van werken die direct effect heeft: meer rust, meer grip en meer voldoening. Of zoals een deelnemer na afloop verzuchtte: “Eindelijk rust in mijn hoofd. En dat neem ik niet alleen mee naar mijn werk, maar ook naar huis.” Wil jij leren hoe je met de Hoppa-methode regie krijgt over je agenda en je energie? Meld je dan aan voor de 1-daagse training Timemanagement van dinsdag 18 november in Tiel. Wil je nu al inspiratie? Op de site van Max vind je filmpjes, artikelen en een podcast met handige tips en tools!